เรื่องที่ 2 การจัดทำเอกสาร (วิชากระบวนการจัดทำบัญชี)

เรื่องที่ 2 การจัดทำเอกสาร (วิชากระบวนการจัดทำบัญชี)

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี หมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแยกออกได้เป็น 3 ประเภทคือ

        1.  เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก

        2.  เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

        3.  เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอ

เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการทั่วไปดังต่อไปนี้

        1.  ชื่อของผู้จัดทำเอกสารซึ่งอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสารก็ได้

        2.  ชื่อของเอกสาร

        3.  เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)

        4.  วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร

        5.  จำนวนเงินรวม

เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้กับบุคคลภายนอก จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้เพิ่มขึ้นจากรายการทั่วไปคือ

        1.  ใบเสร็จรับเงิน

             1.1  เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

             1.2  สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร

             1.3  รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน

             1.4  ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ

             1.5  ลายมือชื่อของผู้รับเงิน เว้นแต่เป็นเอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วยคอมพิวเตอร์

        2.  ใบส่งของ

             2.1  เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร

             2.2  สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร

             2.3  ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ

             2.4  ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือผู้รับบริการ

             2.5  ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร

             2.6  ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือรับบริการ

        ถ้าเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีได้จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเองเช่น ใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญรายวันทั่วไป จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้เพิ่มขึ้นจากรายการทั่วไปคือ

        1.  คำอธิบายรายการ

        2.  วิธีการและการคำนวณต่าง ๆ (ถ้ามี)

        3.  ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ   

        เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก ต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย  1 ฉบับ

การกำหนดเลขที่เอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชี

 มีหลักการดังนี้

       1. เอกสารที่กิจการได้รับจากบุคคลภายนอกเลขที่ในเอกสารจะแตกต่างกันไป และที่สำคัญจะไม่เรียงลำดับของการได้มาก่อนหลัง ทั้งนี้เพื่อสะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา และควบคุม กิจการต้องกำหนดเลขที่เอกสารขึ้นใหม่

       2. เอกสารที่กิจการออกให้แก่บุคคลภายนอก ควรแยกออกเป็นแต่ละประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้า เป็นต้น ควรกำหนดเล่มที่ เลขที่ของเอกสารไว้ล่วงหน้าเพื่อควบคุมการนำไปใช้ และป้องกันการสูญหาย

       3. เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง กิจการสามารถกำหนดเลขที่ เล่มที่ไว้ล่วงหน้าได้เช่นเดียวกันกับเอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก

         การกำหนดเลขที่เอกสารไม่มีกฎหมายกำหนดไว้แน่นอน  ดังนั้นหลักการกำหนดเลขที่เอกสารขึ้นอยู่กับกิจการโดยพิจารณาที่ความเหมาะสม ค้นหา จัดเก็บ และอ้างอิงได้รวดเร็ว

การจัดประเภทเอกสารในการบันทึกบัญชี

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เมื่อได้รับเอกสารที่เกิดจากรายการค้าจะต้องนำมาพิจารณาว่า เอกสารที่ได้รับเป็นเอกสารทางด้านรายรับหรือด้านรายจ่าย โดยเรียงลำดับวันที่เกิดรายการและกำหนดเลขที่เอกสาร เพื่อสะดวกในการบันทึกบัญชีและสะดวกในการค้นหาภายหลังด้วย ดังนั้นผู้ทำบัญชีควรจัดประเภทเอกสารในการบันทึกบัญชีออกเป็น 2 ประเภทคือ

       1. เอกสารด้านรายรับ  หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวกับการค้าด้านรายรับ ได้แก่  เอกสารที่กิจการออกเพื่อให้บุคคลภายนอกไว้เป็นหลักฐานการรับเงิน บุคคลภายนอกจะได้รับหลักฐานเป็นต้นฉบับ

(ตัวจริง)  สำหรับกิจการจะเก็บหลักฐานที่เป็นสำเนา เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของ ใบลดหนี้ เป็นต้น

       2. เอกสารด้านรายจ่าย  ได้แก่ เอกสารที่กิจการได้รับจากบุคคลภายนอกซึ่งเป็นหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อสินค้าหรือบริการ หรือชำระหนี้ ซึ่งกิจการจะได้รับหลักฐานเป็นต้นฉบับ (ตัวจริง)  เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับสินค้าหรือใบส่งของ ใบเพิ่มหนี้ เป็นต้น

       ในการพิจารณาว่าเป็นเอกสารด้านรายรับหรือด้านรายจ่ายนั้นผู้ทำบัญชีควรคำนึงถึงรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจเท่านั้น เพราะอาจมีบางรายการที่ไม่ได้เกิดขึ้นเนื่องจากการประกอบกิจการก็ได้

การจัดเก็บเอกสารที่ใช้ในการประกอบการบันทึกบัญชี

เมื่อเอกสารที่ได้บันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้วในแต่ละวัน ผู้ทำบัญชีควรมีวิธีการจัดเก็บเข้าแฟ้ม ตามหลักการดังนี้

       1. แยกแฟ้มเป็นรายเดือน ในกรณีที่มีเอกสารมากในแต่ละเดือน โดยแบ่งเป็นแฟ้มรายรับรายเดือน และแฟ้มรายจ่ายรายเดือน ที่หน้าแฟ้มเขียนปะหน้าไว้ด้วยว่าเป็นแฟ้มรายรับเดือนใด และแฟ้มรายจ่ายเดือนใด พ.ศ.ใด

       2. จัดเก็บเอกสารประเภทรายรับเข้าแฟ้มรายรับ และรายจ่ายเข้าแฟ้มรายจ่าย โดยเรียงตามลำดับวันที่ก่อนหลัง

       3. กรณีที่เอกสารรายรับ-รายจ่าย ในแต่ละเดือนมีไม่มากสามารถเก็บเอกสารหลายเดือนไว้ในแฟ้มเดียวกันก็ได้ โดยแยกเป็นแฟ้มรายรับและแฟ้มรายจ่ายอย่างละแฟ้ม เอกสารรายรับของทุกเดือนจัดเก็บเข้าแฟ้มรายรับ สำหรับเอกสารรายจ่ายของทุกเดือนจัดเก็บเข้าแฟ้มรายจ่าย โดยจะเก็บเอกสารที่เริ่มต้นไว้ล่างสุดและเรียงเอกสารตามลำดับขึ้นมาจนถึงปัจจุบัน เอกสารแต่ละเดือนจะต้อง

มีกระดาษแข็งคั่นไว้เพื่อทำดัชนีของเอกสารและระบุว่าเป็นเอกสารของเดือนใด พ.ศ.ใด

การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี มีวิธีการดังนี้

       1. ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่ทำการ หรือสถานที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานประจำ

       2. การเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น ให้ยื่นคำขออนุญาตต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีเมื่อได้รับอนุญาตแล้วจึงสามารถนำไปเก็บรักษาไว้ที่อื่น

ระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี

       ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีภายใน 90 วัน นับแต่วันเลิกประกอบธุรกิจ

       เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจ มีอำนาจให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปี

การปฏิบัติกรณีบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีชำรุดหรือสูญหาย

       การแจ้งการสูญหายหรือเสียหายหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีชำรุด  ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบ หรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น โดยแจ้งต่อสำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้า ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ หรือต่อสำนักงานกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ก็ได้

ใบงาน 2
รายวิชา กระบวนการจัดทำบัญชี
เรื่อง เอกสารประกอบการลงบัญชี
ข้อ 1
คำชี้แจง ให้นักเรียนตอบคำถามให้ได้ใจความสมบรูณ์
1. เอกสารประกอบการลงบัญชีหมายถึงอะไร
2. รายการที่ต้องมีในเอกสารประกอบการลงบัญชีทุกฉบับ ได้แก่ อะไรบ้าง
3. เอกสารซึ่งเป็นหลักฐานในการรับเงิน ฝากเงิน หรือรับชำระเงิน ตั๋วเงินต้องมีรายการดังนี้
4. เอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง ได้แก่ อะไรบ้าง
5. เอกสารประกอบการลงบัญชีในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้แก่ อะไรบ้าง
6. รายงานในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้แก่ อะไรบ้าง
7. แบบแสดงรายการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากภาษีขายหักภาษีซื้อ คืออะไร
8. เอกสารออกเป็นชุด คืออะไร
9. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้กับการประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะใด
10. สาเหตุที่ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อคือข้อใด